Le logiciel du Responsable du Contrôle des fonds luxembourgeois

Partez d'une bibliothèque de contrôles, fixez la fréquence et le responsable de chacun, et consignez tests, échantillons et preuves au fil de l'année. Constats et points d'action restent rattachés au contrôle qui les a soulevés, avec leur statut et leur échéance : le travail de l'année est prêt quand le rapport annuel arrive.

Chaque rapport suit les sections du modèle de l'autorité, avec un indicateur d'avancement. Vous voyez ce qui est complet, ce qui manque et ce qu'il reste à relire avant le dépôt.

Des studios guidés construisent chaque document à partir du profil du fonds, de ses investisseurs, de ses actifs et de ses délégataires. Le RC relit et modifie le projet, le RR et le conseil l'approuvent, chaque version est conservée et le document final s'exporte en Word.

Chaque délégataire répond en ligne et dépose ses documents. Vous suivez chaque questionnaire de l'envoi à la clôture, demandez des précisions dans le même fil et voyez quand chaque revue arrive à renouvellement.

L'agent de transfert dépose son fichier périodique par un lien sécurisé. RC Insight affiche pour chaque investisseur son pays, son niveau de risque, les indicateurs PPE et sanctions, les comptes bloqués et les déclarations de soupçon : vous testez et questionnez les données avant qu'elles n'arrivent dans le rapport annuel.

Chaque actif porte ses propres indicateurs de risque (pays, liens avec des PPE, sanctions, structure complexe). La vigilance sur les actifs (KYA) du fonds est documentée actif par actif, prête pour l'évaluation des risques et le rapport annuel.

Chaque indicateur est mesuré à partir des données du fonds et comparé à sa limite. Un dépassement se voit tout de suite et peut être documenté, expliqué et remonté au conseil.

Les notifications et le calendrier du RC réunissent les échéances et les points ouverts de chaque fonds dans une seule vue : rien ne dépend d'un tableur ni d'un rappel dans une boîte mail.

Les nouvelles publications de la CSSF sont ajoutées à la bibliothèque au fil de leur parution : le RC voit ce qui a changé sans consulter plusieurs sites.

Le journal d'audit enregistre les modifications apportées aux fonds, contrôles, constats, documents et rapports. C'est la preuve que la fonction RC a travaillé pendant l'année, pas seulement au moment du reporting.